Co a kdy rozhodnout, od první debaty o rozpočtu po poděkování hostům, aby prosincový večírek v Praze proběhl bez stresu na poslední chvíli.

Prosinec je pro pražské prostory, catering, moderátory i kapely nejnabitějším měsícem roku. Nejlepší čtvrtky a pátky v prvních třech prosincových týdnech mizí jako první, a to hodně brzy. Pokud chcete pořádný vánoční večírek pro zaměstnance, a ne to, co ještě zbylo, plánování začíná už na podzim.

Níže je postup, podle kterého pracujeme my. Deset týdnů je pohodlná rezerva. Zvládnout se to dá i rychleji, jen budete vybírat z menšího počtu prostor.

10 týdnů předem: rozpočet, počet hostů a termín

Než se podíváte na první prostor, domluvte se interně na třech věcech:

  • Kolik lidí přijde. Poctivý odhad těch, kdo opravdu dorazí, ne celkový počet zaměstnanců. Partneři a doprovod číslo výrazně mění, takže o nich rozhodněte hned.
  • Rozpočet na hosta. S částkou „zhruba X korun na osobu“ se plánuje snáz než s celkovou sumou, protože ta se mění s každou změnou seznamu hostů.
  • Dva nebo tři možné termíny. Flexibilita v termínu vám k lepšímu prostoru pomůže víc než cokoli jiného.

Rozhodněte také, kdo bude schvalovat finální volby. Večírky se nejčastěji zdrží kvůli chybějícímu schválení, ne kvůli čemukoli jinému.

8 týdnů předem: prostor

Vyberte tři prostory pro vánoční večírek v Praze a pokud to jde, podívejte se na ně osobně. Co ověřit:

  • Kapacitu pro váš formát. Večeře u stolů pro 80 lidí potřebuje mnohem víc místa než raut pro 80 lidí ve stoje.
  • Zóny. Klidnější místo na povídání vedle tanečního parketu udělá radost všem.
  • Zavírací dobu a hlukové limity. Řada podniků v obytných částech Prahy musí večer ztlumit hudbu. Ptejte se před rezervací, ne až v den akce.
  • Co je v ceně. Nábytek, ozvučení, pódium, šatna a ochranka někdy v ceně jsou a někdy ne.

Jakmile se rozhodnete, potvrďte rezervaci písemně. Prosincové termíny se bez zálohy drží jen výjimečně.

6 týdnů předem: program, jídlo a doprava

Teď je čas dát podobu samotnému večeru:

  • Program na firemní vánoční večírek. Moderátor, krátké přivítání od vedení, vyhlášení ocenění nebo show a pak zábava. Projevy držte krátké a na začátku, dokud lidé ještě poslouchají. Pokud chcete společnou aktivitu, do večírku se přirozeně hodí týmový kvíz.
  • Jídlo a pití. Večeře u stolů, raut nebo gastro stanice. Zeptejte se cateringu, jak řeší vegetariány, vegany a alergie.
  • Cesta domů. Pokud je prostor mimo centrum, zajistěte na konec večera transfery nebo aspoň taxíky.

4 týdny předem: pozvánky a detaily

Rozešlete pozvánku na firemní vánoční večírek s jasným termínem pro potvrzení účasti a ve stejném formuláři sesbírejte stravovací omezení, ať je nemusíte později dohánět. Teď je také čas potvrdit dekorace a branding, fotografa a zábavný program.

2 týdny předem: finální počty

Nahlaste cateringu a prostoru finální počet hostů. Sestavte jednoduchý harmonogram s časy všech částí večera a pošlete ho všem, kdo se na akci podílejí: prostoru, cateringu, moderátorovi, účinkujícím i tomu, kdo bude mít večer na starosti za vaši firmu.

Na všechno venku mějte plán B. V prosincové Praze ho budete potřebovat.

Týden večírku

Udělejte zkoušku zvuku a plátna, projděte prostor s odpovědnou osobou a potvrďte transfery. V den akce by měl jeden člověk znát celý plán a mít telefon na každého dodavatele.

Po večírku

Do jednoho nebo dvou dnů pošlete poděkování s několika povedenými fotkami, dokud se o večírku ještě mluví. Krátký dotazník se třemi otázkami vám řekne, co si nechat a co příští rok změnit.

Ve zkratce

Rozpočet a termíny domluvte včas, prostor zarezervujte do konce října a všechno ostatní rozložte do jednoduchého harmonogramu. Pokud chcete organizaci vánočního večírku předat nám, napište nám o svém večírku nebo si spočítejte orientační rozpočet v naší kalkulačce.